Diseño colaborativo de servicios públicos

 Hola.

 EL RETO

Hoy quiero compartiros una propuesta de mejora para el proceso de matriculación de alumnos en colegios e institutos públicos. Cuando se acerca el verano, llega el momento de matricular a mis hijas en el colegio o instituto para el curso siguiente. Aunque este año es el primero que puede realizarse online y por fin abandonamos el papel, resulta que vuelven a pedir los mismos datos de todos los años como nombre del alumno, de los padres, direcciones, teléfonos, etc. ¿Por qué pedir todos los años los mismos datos que no varían? ¿Y por qué es necesario adjuntar fotocopias de los DNI's si ya los tienen y según la Ley 39/2015 no se deben solicitar? Además aunque el plazo de matriculación es amplio, se limitan las fechas de envío de las solicitudes según el curso; muchos padres no entendemos esta limitación: Si el plazo es del 1 al 15 de mayo, ¿por qué los alumnos de 1º de bachillerato sólo pueden enviar su petición los días 8 y 9 de mayo? ¿Y si estamos de viaje esos dos días y nos falta algún documento? Creo que el proceso es susceptible de introducir muchas mejoras.

 

LOS ACTORES

Para redefinir este proceso de matriculación de alumnos organizaría unas sesiones de cocreación donde una representación de padres voluntarios, la Asociación de Madres y Padres de Alumnos (AMPA) y también el jefe de estudios y los funcionarios encargados de tramitar las solicitudes de matriculación compartan su visión y los problemas con los que se encuentran. Quizás así los padres entendamos porqué se pierden los datos de un año para otro y los funcionarios entiendan el ahorro de tiempo que supondría para todos recuperar los datos de los alumnos que no hayan variado de algún repositorio. También invitaría a participar en las sesiones alguna empresa informática que ayude a automatizar el proceso y resolver las cuestiones técnicas que surjan.

 

EL PLAN

Sobre las sesiones, el jefe de estudios ejercería el papel de moderador (siendo objetivo y olvidándose de que es parte implicada) y también haría de secretario para levantar acta de la sesión. Iría dando la palabra a cada grupo para que hacer partícipes al resto de su opinión/visión. Cada grupo empezaría relatando los problemas con los que se encuentra, a lo que el resto de grupos podrían replicar. Después de revisadas todas las opiniones, incluidas las soluciones técnicas que la empresa consultora propondría, se compartirá acta con todos los asistentes y se realizaría una 2ª sesión para compartir propuestas de mejora y el esfuerzo/dedicación que conllevaría para cada grupo. Se definiría el plan de acción conjunto para introducir las mejoras acordadas, incluyendo una planificación temporal. Y se levantaría acta para reflejar el compromiso de todos los actores con el plan de mejora acordado. También se definirían reuniones de seguimiento periódicas para revisar conjuntamente los avances, retrasos o dificultades encontradas.

 

ASPECTOS POSITIVOS

- Colaboración, sensación de aportar todos a encontrar la mejor solución.

- Comprensión y aceptación de las dificultades de cada equipo para realizar su tarea.

 

ASPECTOS NEGATIVOS

- Dificultad para poner a todos los grupos de acuerdo si el número de participantes es muy elevado.

- Desmotivación para volver a participar en iniciativas similares si no se da retroalimentación al proponente de sus ideas desestimadas.